مساعد - مساعدة إدارية - للمسار الدولي (اللغة الإنجليزية شرط أساسي)

الهدف العام للوظيفة:

تقديم الدعم الإداري واللوجستي لفريق المسار الدولي، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، مع الالتزام بأعلى معايير الجودة والدقة في أداء المهام.

المسؤوليات الرئيسية:

1. تنسيق الجداول والمواعيد والاجتماعات الخاصة بالفريق الأكاديمي والإداري.

2. تنظيم الملفات والسجلات والوثائق الرسمية بطريقة فعالة وآمنة.

3. إعداد المراسلات والتقارير باللغتين العربية والإنجليزية.

4. استقبال الاتصالات والتعامل مع المراسلات الواردة والصادرة.

5. متابعة الاحتياجات المكتبية وطلبات الشراء والتوريد.

6. المساهمة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات الخاصة بالمسار الدولي.

7. التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان تكامل العمليات الإدارية.

8. دعم فريق العمل في المهام اليومية بما يضمن تحقيق الأهداف التشغيلية.

9. إدخال البيانات والتقارير ومتابعة المهام المرتبطة بنظام نور.

المسؤوليات المرتبطة بالمسمى الوظيفي:

1. الالتزام بالسرية والدقة في التعامل مع البيانات والمعلومات.

2. تحسين الإجراءات الإدارية وتقديم مقترحات للتطوير.

3. متابعة البريد الإلكتروني الرسمي والرد على الاستفسارات بفعالية.

4. تقديم الدعم اللوجستي في تنفيذ الخطط والبرامج الدولية.

5. إعداد تقارير دورية عن الإنجاز والتحديات.

6. تعزيز تجربة الزوار والمتعاملين مع المسار الدولي.

7. التعامل مع نظام نور وإعداد التقارير اللازمة ومتابعة المدخلات الخاصة بالطلاب.

المؤهلات العلمية:

درجة الدبلوم أو البكالوريوس في إدارة الأعمال، اللغة الإنجليزية، الإدارة العامة أو ما يعادلها.

الخبرات العملية:

خبرة لا تقل عن سنتين في مجال الأعمال الإدارية أو السكرتارية، في مدارس دولية

ويُفضل من لديه خبرة سابقة في العمل على نظام نور.

الجدارات والكفاءات:

- إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج الأوفيس.

- إلمام جيد بنظام نور وآلية التعامل معه.

- مهارات تواصل فعّالة باللغتين العربية والإنجليزية.

- قدرة على العمل تحت الضغط وتنظيم المهام المتعددة.

- مهارات تنظيمية عالية والاهتمام بالتفاصيل.

- القدرة على التعامل مع مختلف المستويات الإدارية.

- العمل بروح الفريق والمبادرة في أداء المهام.

المهارات المطلوبة:

- إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.

- التخطيط والتنظيم.

- إدارة الوقت.

- خدمة العملاء.

- التواصل الكتابي والشفهي.

- الالتزام والموثوقية.

- تطوير الإجراءات وتحسين بيئة العمل.